Enregistrer les paiements Juice, banque et espèces pour savoir qui vous doit
Enregistrez les paiements Juice, virement, espèces, carte et chèque sur vos factures, rapprochez votre relevé CSV et sachez qui vous doit. Un guide Envoice.mu.
Demandez à un patron de petite entreprise à Maurice qui lui doit de l'argent en ce moment. Souvent, il marque une pause, fait défiler son appli Juice, puis lâche : « Je crois que le monsieur de Phoenix me doit encore septembre. » Chez Envoice, cette pause a un nom : l'angle mort des factures. Le travail est fait, la facture est partie, et quelque part entre la banque, le tiroir-caisse et les notifications Juice, vous avez perdu l'argent de vue.
Le remède n'est pas une meilleure mémoire. C'est d'enregistrer chaque paiement sur la facture qu'il règle, le jour même où il arrive.
Pourquoi les paiements se perdent
L'argent entre dans une entreprise mauricienne par beaucoup trop de portes. Un client paie par Juice avec « Kevin » comme référence, sans numéro de facture. Une société règle trois factures d'un seul virement. Un habitué paie en espèces au comptoir et promet le reste pour vendredi. Un chèque dort une semaine dans un tiroir avant d'être déposé.
Chacun de ces paiements est bien réel. Aucun, à lui seul, ne vous dit quelle facture est soldée.
Enregistrer sur la facture, pas seulement à la banque
Quand un paiement arrive, ouvrez la facture et enregistrez-le là, avec le montant, la date et le moyen de paiement : Juice, espèces, carte, virement ou chèque. S'il s'agit d'un paiement partiel, enregistrez la partie reçue. La facture affiche alors le solde restant, et Envoice émet un reçu numéroté pour chaque paiement.
Un seul virement pour plusieurs factures ? Enregistrez la bonne part sur chacune, pour que chaque solde soit juste.
C'est cette habitude qui fait tenir tout le reste. Votre liste de factures impayées ne vaut que par les paiements que vous avez enregistrés.
Des références Juice qui servent à quelque chose
Vous ne contrôlez pas ce que le client tape en référence Juice, mais vous pouvez le lui demander. Ajoutez une ligne comme « Merci d'indiquer le numéro de facture en référence Juice » dans les notes ou les conditions de vos factures, à côté de vos coordonnées de paiement. La plupart des clients le font dès qu'on le leur demande, et le rapprochement prend quelques secondes au lieu de devinettes.
Ce que fait Envoice, et ce qu'il ne fait pas : les paiements sont enregistrés dans Envoice. Il n'encaisse pas de paiements Juice ou carte en ligne et ne lit pas votre appli Juice. Vous vérifiez que l'argent est bien arrivé, puis vous l'enregistrez.
Rapprocher votre relevé bancaire
Une fois par semaine (ou une fois par mois si l'activité est calme), téléchargez votre relevé au format CSV depuis votre banque en ligne et importez-le dans Reports, Reconciliation (le menu est en anglais). Envoice repère la ligne d'en-tête et propose quelle colonne est la date, la description et le montant ; vous vérifiez cette correspondance avant de continuer. Les lignes importées peuvent ensuite être rapprochées des reçus et des dépenses que vous avez enregistrés, et un dépôt sans paiement enregistré derrière lui est un paiement que vous n'avez pas encore saisi.
Deux limites à connaître. C'est un import de relevé, pas une connexion bancaire en direct : rien ne se branche sur votre compte, et c'est vous qui choisissez quoi importer, et quand. Et chaque import accepte jusqu'à 500 lignes ; un mois chargé peut donc demander plusieurs imports.
Si vous importez par erreur un relevé qui chevauche le précédent, les lignes déjà importées sont ignorées au lieu d'être doublées.
Les espèces et le comptoir
Les espèces sont l'argent le plus facile à recevoir et le plus facile à perdre de vue. Pour les boutiques et la restauration, la caisse enregistre chaque vente avec son moyen de paiement, et la clôture de caisse totalise séparément espèces, carte et Juice : vous comptez le tiroir face à un vrai chiffre. Notre article sur la clôture de caisse en boutique détaille la marche à suivre.
Pour les artisans qui encaissent des espèces sur le chantier, enregistrez-les le soir même. Un reçu envoyé au client dans la foulée évite aussi une discussion plus tard.
Lire le résultat chaque matin
L'e-mail de synthèse quotidien montre les ventes, les encaissements par moyen de paiement, les dépenses et qui vous doit. Si vous avez bien enregistré vos paiements, cet e-mail répond à la question « qui me doit ? » avant la fin de votre café. Les relances pour factures en retard sont traitées dans être payé plus vite.
Liste de contrôle
- ☐ Enregistrer chaque paiement sur sa facture, le jour de son arrivée
- ☐ Noter le moyen : Juice, espèces, carte, virement ou chèque
- ☐ Enregistrer les paiements partiels comme tels, pour garder le solde visible
- ☐ Répartir un virement sur plusieurs factures si nécessaire
- ☐ Demander aux clients d'indiquer le numéro de facture en référence Juice
- ☐ Importer le relevé CSV chaque semaine et rapprocher les dépôts
- ☐ Compter le tiroir-caisse face au chiffre de clôture
- ☐ Lire la synthèse quotidienne chaque matin
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