Comment faire une facture en bonne et due forme à Maurice

Ce qu'une facture mauricienne doit indiquer, comment gérer la numérotation et la TVA, et comment corriger une erreur sans abîmer vos comptes. Un guide Envoice.mu.

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Imaginez un plombier de Curepipe qui termine un chantier, envoie « Rs 3 500 pour aujourd'hui, merci » sur WhatsApp et considère que ce message fait office de facture. Tout va bien jusqu'au jour où le client paie Rs 2 000, ne donne plus de nouvelles, et trois semaines plus tard personne ne sait plus exactement ce qui avait été convenu. Une vraie facture sert justement à éviter cette discussion.

À quoi sert une facture

Une facture réclame un paiement, mais c'est aussi votre preuve. Elle dit au client ce qu'il doit et pour quand, et elle dit à votre comptable (et à la MRA, si vous êtes enregistré à la TVA) ce que vous avez vendu. Quand le document reste flou, chacun comble les trous à sa façon, et rarement à votre avantage.

Les mentions à faire figurer

La plupart des factures qui posent problème oublient quelque chose de simple. Avant d'en envoyer une, vérifiez qu'elle indique :

  • le nom de votre entreprise, son adresse et votre BRN ;
  • votre numéro d'enregistrement TVA, si vous êtes enregistré ;
  • le nom et l'adresse du client, ainsi que son BRN s'il s'agit d'une entreprise ;
  • un numéro de facture unique et la date d'émission ;
  • une ligne par article ou prestation, avec quantité, prix unitaire et montant ;
  • le total hors TVA, le montant de la TVA et le total à payer ;
  • la date d'échéance et le moyen de paiement : compte bancaire, numéro Juice, espèces au comptoir.

Si vous êtes enregistré à la TVA, c'est la loi qui fixe la liste. Selon le guide de la MRA, une facture TVA doit indiquer :

  • la mention « VAT INVOICE » ;
  • le nom, l'adresse, le numéro TVA et le BRN du vendeur ;
  • un numéro de série et la date ;
  • la description des biens (avec la quantité) ou des services ;
  • la valeur de l'opération et son traitement TVA ;
  • le montant et le taux de la TVA ;
  • le taux de change pour les opérations en devises étrangères.

Quand l'acheteur est une entreprise, la facture doit aussi porter son nom, son adresse et son BRN, ainsi que son numéro TVA s'il est enregistré. Des règles d'identification particulières s'appliquent lorsqu'un particulier demande une facture à son nom (section 20 de la VAT Act) : demandez à votre comptable comment elles touchent vos ventes avant de refaire votre modèle.

Le libellé mérite plus d'attention qu'on ne lui en accorde. « Travaux » ne dit rien à personne, alors que « Remplacement mitigeur cuisine, fourniture et pose, 1 unité » dit au client ce qu'il paie et vous donne un point d'appui s'il conteste.

La numérotation : une seule suite, sans trou

Chaque facture prend le numéro suivant dans une seule et même suite, et un numéro ne sert jamais deux fois. Un numéro manquant ou en double, c'est la première chose que relève un comptable, parce que cela peut cacher une vente perdue ou une facture supprimée en douce. Avec un cahier ou un modèle Excel, difficile de s'en assurer, puisque n'importe qui peut taper n'importe quel numéro.

Ajouter la TVA correctement

Affichez la TVA sur sa propre ligne au lieu de la noyer dans un seul montant. À 15 %, un travail de Rs 10 000 porte Rs 1 500 de TVA, et le client doit Rs 11 500.

Certaines opérations sont à taux zéro, d'autres sont exonérées. Sur la facture, elles se ressemblent ; dans votre déclaration, elles se traitent différemment. Indiquez le bon traitement sur chaque ligne et demandez à votre comptable en cas de doute. Si vous n'êtes pas enregistré, n'ajoutez pas de TVA du tout ; et si votre chiffre d'affaires approche Rs 3 millions, lisez notre article sur l'enregistrement à la TVA et parlez-en à votre comptable.

Une erreur ? Une note de crédit, pas la touche « supprimer »

Mauvais prix, mauvais client, mauvaise quantité : la tentation, c'est d'ouvrir la facture et de la modifier. Ne le faites pas. Une fois la facture envoyée, la bonne façon de la corriger est une note de crédit (un avoir) qui l'annule en tout ou en partie, suivie si besoin d'une nouvelle facture. Vos comptes montrent alors ce qui s'est passé, et quand.

Envoice applique cette règle d'office. Les factures émises sont verrouillées, donc toute correction passe par une note de crédit. Certains trouvent cela strict la première semaine, jusqu'au jour où un client affirme qu'on lui a facturé un autre montant et que l'historique verrouillé règle la question en une minute.

Envoyer la facture, puis garder la preuve

Envoyez la facture là où votre client lit vraiment ses messages. À Maurice, c'est souvent WhatsApp : Envoice vous donne un lien à partager par WhatsApp d'un simple toucher. C'est un lien que vous envoyez vous-même, pas un message WhatsApp automatique.

Quand l'argent arrive, enregistrez-le sur la facture. Paiement complet ou partiel, par Juice, espèces, carte, virement ou chèque : Envoice émet un reçu numéroté à chaque fois, et la facture affiche ce qui est payé et ce qui reste dû. C'est tout l'intérêt.

Si le travail a commencé par un devis, convertissez le devis en facture au lieu de tout retaper. Devis, facture, payé : une seule chaîne, avec les mêmes montants à chaque étape.

Liste de contrôle

  • ☐ Nom, adresse et BRN de votre entreprise, plus votre numéro TVA si vous êtes enregistré
  • ☐ Nom et adresse du client, avec son BRN pour une entreprise
  • ☐ Le numéro suivant dans votre suite, et la date du jour
  • ☐ Des libellés clairs, avec quantité et prix unitaire
  • ☐ La TVA sur sa propre ligne, ou pas de TVA si vous n'êtes pas enregistré
  • ☐ Si vous êtes enregistré à la TVA, la mention « VAT INVOICE » et chacune des mentions de la liste TVA ci-dessus
  • ☐ Date d'échéance et moyens de paiement (banque, Juice, espèces)
  • ☐ Corrections par note de crédit, jamais en modifiant une facture envoyée
  • ☐ Chaque paiement enregistré sur la facture, avec un reçu

Essayez sur votre prochaine facture

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