Quitter Excel, QuickBooks ou Zoho sans perdre vos factures impayées

Passer à Envoice.mu depuis Excel, QuickBooks, Xero, Zoho ou Sage sans perdre la trace des impayés, avec l'annulation sous 7 jours.

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Ce qui retient la plupart des patrons sur un système devenu trop petit, ce n'est généralement pas le nouveau logiciel. C'est le changement lui-même : la peur qu'entre le vieux tableau Excel et la nouvelle appli, une facture impayée passe entre les mailles et que personne ne la relance. Cette peur est fondée, car les factures impayées, c'est la partie de vos comptes qui représente encore de l'argent.

Ce qui doit suivre, et ce qui peut rester

Tout n'a pas besoin de vous suivre. Vouloir reprendre huit ans de documents rend le passage plus long et plus confus, et ne vous aide pas à vous faire payer.

Ce qui doit suivre :

• chaque facture impayée ou partiellement payée, avec le solde restant ;
• votre liste de clients, avec noms exacts, téléphones, adresses, et BRN et numéros TVA pour les clients professionnels ;
• vos produits et services, avec les prix actuels et le traitement TVA.

Les fournisseurs et le stock d'ouverture peuvent suivre aussi si vous les gérez. Ce qui peut rester où il est : les factures entièrement payées des années passées. Gardez l'ancien système ou les anciens fichiers en lecture seule pour que vous et votre comptable puissiez y retrouver une information, et n'y touchez plus.

Comment fonctionne Move to Envoice

Move to Envoice se trouve dans Settings, sous Data. Il reprend d'un coup vos clients, fournisseurs, produits, factures impayées et stock d'ouverture, et rien n'est enregistré tant que vous n'appuyez pas sur Import à la dernière étape. Seul le propriétaire ou un administrateur peut le lancer.

Il connaît les colonnes d'export de QuickBooks, Xero, Zoho, Sage ou Pastel, Loyverse, Shopify, WooCommerce et Google Contacts : la plupart des colonnes sont donc reconnues d'office. Vous partez d'Excel, de Word ou du papier ? Téléchargez le classeur de départ d'Envoice, qui contient un onglet pour les clients, les produits, les fournisseurs, les factures impayées et le stock d'ouverture ; remplissez ceux dont vous avez besoin. Tout autre tableur convient aussi : vous associez alors les colonnes vous-même. Les fichiers peuvent être en .xlsx ou .csv, chacun sous 15 Mo, avec jusqu'à 5 000 lignes par feuille.

Avant tout enregistrement, un écran de contrôle liste ce qui demande une décision : le même client ou produit en double, des numéros de facture déjà utilisés, et des dates ambiguës comme 08/09/2026, où Envoice demande si votre fichier met le jour ou le mois en premier.

Ce que deviennent vos factures impayées

Vous fixez une date de départ dans Envoice. Les factures impayées émises avant cette date arrivent sous forme de soldes d'ouverture, chacune gardant son numéro d'origine, ses dates, son client, son total et le montant restant dû. Si un client avait déjà réglé une partie d'une facture avant votre passage, cette partie est retenue. Les factures déjà payées sont laissées de côté volontairement, et l'écran de contrôle les liste.

Ensuite, elles se comportent comme n'importe quelle facture là où cela compte. Elles apparaissent dans Who owes you et sur les relevés clients, et quand un client paie, vous ouvrez la facture et enregistrez le paiement comme d'habitude.

Quelques points qu'elles ne couvrent pas, pour que ni vous ni votre comptable n'ayez de surprise :

• Elles ne sont pas transmises à la MRA.
• Elles ne comptent ni dans votre déclaration de TVA ni dans vos rapports de ventes.
• Elles n'entament pas le quota mensuel de factures de votre plan.
• Elles sont verrouillées. Pour en retirer une, annulez l'import.
• Les relances de paiement sont désactivées pour les factures importées, afin que d'anciens clients ne soient pas relancés par surprise. Vous pouvez les activer dans Settings, sous Payment reminders.

L'annulation sous 7 jours

Si quelque chose arrive de travers, vous pouvez annuler tout l'import pendant 7 jours. Vous avez donc une semaine pour comparer les chiffres avec vos anciens comptes et recommencer, au lieu de corriger un mauvais import ligne par ligne.

Une condition : l'annulation ne fonctionne que tant que rien n'a été bâti sur les enregistrements importés. Un paiement enregistré sur une facture importée, ou un nouveau devis ou une nouvelle facture pour un client importé, la bloque, et Envoice liste précisément les enregistrements concernés. Faites donc votre contrôle avant de commencer à travailler dessus.

Préparer la bascule

Le passage le plus sûr se fait à une date unique. Choisissez-la, de préférence en début de mois pour que votre période de TVA et vos comptes coïncident, et utilisez-la comme date de départ dans Envoice.

Avant la date. Nettoyez votre liste de clients dans l'ancien système. Fusionnez les doublons (le même client saisi de trois façons, c'est fréquent sous Excel), complétez les BRN manquants, supprimez les clients que vous ne facturerez plus jamais. Puis listez chaque facture impayée avec son solde et faites le total. Notez ce total ; il vous servira de contrôle.

Le jour J. Arrêtez d'émettre des factures dans l'ancien système. À partir de ce jour, chaque nouveau devis et chaque nouvelle facture passe par Envoice. Faire tourner deux systèmes en parallèle pour les nouvelles ventes, c'est le meilleur moyen d'oublier des factures ou de les envoyer en double.

Après l'import. Regardez la carte Who owes you de votre tableau de bord et comparez le total avec le chiffre que vous avez noté. S'ils correspondent, c'est terminé. Sinon, trouvez l'écart tant que la période d'annulation est encore ouverte.

Prévenir vos clients, brièvement

Votre prochaine facture n'aura pas la même allure, et un client attentif pourrait poser la question. Un court message WhatsApp à vos clients réguliers, pour dire que vous avez changé de logiciel de facturation et que leur solde reste le même, règle la question d'avance. C'est aussi un rappel poli pour ce qui est en retard.

Et votre comptable ?

Donnez-lui la date de bascule avant de changer. Il voudra savoir quel système contient quels mois, surtout pour la TVA. Créez-lui son propre accès avec le rôle comptable dans Envoice, et laissez-lui l'ancien système consultable jusqu'à la clôture des comptes de l'année. Il ne peut pas lancer l'import lui-même, car celui-ci reste réservé au propriétaire et aux administrateurs : mettez-vous d'accord d'abord sur les chiffres de contrôle.

Liste de contrôle

• ☐ Choisir une date de bascule unique, idéalement le 1er du mois
• ☐ Nettoyer la liste de clients dans l'ancien système avant le passage
• ☐ Lister chaque facture impayée ou partiellement payée et totaliser les soldes
• ☐ Arrêter d'émettre des factures dans l'ancien système à la date de bascule
• ☐ Lancer Move to Envoice depuis Settings, sous Data, et lire l'écran de contrôle
• ☐ Comparer le total des soldes d'ouverture à votre chiffre noté
• ☐ Garder l'ancien système en lecture seule pour les recherches
• ☐ Prévenir votre comptable et vos clients réguliers

Essayez avec votre propre fichier

Démarrez votre essai gratuit sur www.envoice.mu, sans carte bancaire, et apportez une copie de votre liste de factures impayées pour voir comment elle arrive. Pour parler de votre situation, WhatsApp au +230 5881 9999.