Protéger les données de votre entreprise
Des mesures concrètes pour protéger factures, données clients et accès : rôles, connexion en deux étapes, journal d'activité et Data Protection Act. Un guide Envoice.mu.
La plupart des problèmes de données dans les petites entreprises ne commencent pas par des pirates. Ils commencent par un mot de passe partagé, écrit sur un post-it collé près de la caisse, par un employé parti en mars qui peut toujours se connecter, ou par le téléphone du patron, seul endroit où se trouve le code de récupération. Ce sont ces failles-là qu'il faut fermer en premier, et la plupart ne coûtent rien.
Savoir ce que vous protégez
Votre logiciel de facturation contient bien plus que des factures. Il contient les noms, téléphones et adresses de vos clients, ce que chacun a acheté et payé, vos prix et vos marges, et dans certains métiers des informations beaucoup plus sensibles.
Selon le Data Protection Act 2017, vous êtes responsable des données personnelles que vous détenez sur vos clients et vos employés. Les données de santé forment une catégorie particulière : un cabinet médical doit obtenir le consentement du patient avant, par exemple, de lui envoyer un plan de traitement sur WhatsApp. Si vous ne savez pas ce que la loi exige de votre entreprise, posez la question à votre conseiller juridique ou à votre comptable.
Une personne, un accès
Partager un seul accès dans tout le bureau est une erreur courante, et facile à corriger. Quand cinq personnes utilisent le mot de passe du patron, impossible de savoir qui a modifié quoi, et retirer l'accès d'une seule personne oblige à changer le mot de passe pour tout le monde.
Envoice donne à chaque personne son propre accès et un rôle adapté à son travail : propriétaire, administrateur, comptable, vente, technicien ou lecteur. Votre comptable reçoit le rôle comptable et vos vendeurs le rôle vente, tandis que le rôle lecteur convient à quelqu'un qui doit consulter sans rien modifier.
Chaque plan comprend un nombre d'accès, et à partir de Starter Plus vous pouvez ajouter des accès en option payante. C'est peu de chose à côté des ennuis d'un mot de passe partagé.
Activer la connexion en deux étapes
Un mot de passe seul peut être deviné, réutilisé depuis un site piraté ou lu par-dessus une épaule. La connexion en deux étapes demande un second code à chaque connexion, si bien qu'un mot de passe volé ne suffit plus. Activez-la d'abord sur le compte du propriétaire, puis pour toute personne ayant un rôle administrateur ou comptable.
Savoir qui a fait quoi
Le journal d'activité enregistre qui a fait quoi dans votre espace de travail : quand quelque chose a changé et que personne ne se souvient l'avoir fait, vous retrouvez qui et quand. Le plan Pro ajoute en plus un journal d'audit.
Les factures verrouillées jouent aussi leur rôle. Une fois émise, une facture ne peut plus être modifiée, et les corrections passent par une note de crédit : votre historique ne peut pas être réécrit en douce, par accident ou non.
Quand quelqu'un s'en va
Supprimez son accès le jour de son départ, pas quand vous y pensez. Jetez un œil au journal d'activité pour repérer quelque chose d'inhabituel dans ses dernières semaines. S'il connaissait des mots de passe partagés pour d'autres systèmes (messagerie, banque, portails fournisseurs), changez-les aussi.
Ne soyez pas le seul à avoir les clés
Si le patron est le seul à pouvoir entrer dans le compte, un téléphone perdu ou un séjour à l'hôpital peut couper l'entreprise de ses propres données. Désignez une deuxième personne de confiance (un associé, un membre de la famille qui travaille dans l'entreprise, votre comptable) et assurez-vous qu'elle a son propre accès administrateur et sait où se trouvent les informations de récupération.
Ce qu'Envoice publie sur la sécurité
Envoice fonctionne sur Supabase, qui chiffre les données stockées (AES-256) et chaque connexion (TLS), et la base de données est sauvegardée chaque jour. Tous les détails figurent sur notre page publique Security and your data, en anglais.
Liste de contrôle
- ☐ Donner à chacun son propre accès ; arrêter de partager les mots de passe
- ☐ Attribuer le rôle le plus restreint qui permet à chacun de travailler
- ☐ Activer la connexion en deux étapes, en commençant par le propriétaire
- ☐ Supprimer l'accès des partants le jour de leur départ
- ☐ Consulter le journal d'activité une fois par mois
- ☐ Désigner une deuxième personne de confiance avec son propre accès administrateur
- ☐ Obtenir le consentement avant d'envoyer des informations de santé par WhatsApp
- ☐ Demander à votre conseiller ce que le Data Protection Act exige de vous
Organisez votre équipe correctement dès le premier jour
Démarrez l'essai gratuit, avec les rôles et la connexion en deux étapes, sans carte bancaire : www.envoice.mu. Des questions sur la sécurité ? WhatsApp au +230 5881 9999.